Characterization of Designated Communities of Geospatial Legacy Information and Their Application in Appraisal and Digital Preservation Decisions: A Case Study

Abstract

Institutions that recognize the value of digital geographic legacy data for future use develop the motivation to preserve the data for the long term. International standards on preservation, such as for an open archival information system (OAIS), require having one or more designated communities identified for whom to preserve the data to adjust preservation measures to the communities’ needs. Lacking scientific literature about designated communities and the way to identify them, we use qualitative research methods to build basic knowledge on western culture user communities of legacy geodata (goal one) and to use this knowledge to adapt existing preservation practice, specifically appraisal, of the Institute for Cartography and Geology in Catalonia (goal two). The Delphi method and focus group interviews are used to reach these goals. As results, we get characteristics of thirteen user types of different professional profiles. We show that they can be clustered into six groups, of which four are relevant to a long-term archive: geographers, historians, urban planners and the general public. Through interviewing members of these four clusters, we extracted characteristics that are mentioned by various preservation guidelines as relevant for appraisal and selection of geodata: the interaction type with the data (interaction type), the data age range users are interested in (time range), their technological knowledge and in particular knowledge of geographic information systems (GIS knowledge), the maximal time span between data acquisition they could work with (acquisition interval), the preferred type of product, scales and file formats and the significance of the user group. The resulting picture of the Catalonian users was employed to recommend a relevant designated community to the ICGC and to illustrate how that might influence detailed appraisal decisions for part of their production. Users input also allowed us to evaluate the importance of existing appraisal criteria for geodata. Thanks to triangulation of the Delphi study results with the user input we can conclude that the Delphi method is an efficient way to predict legacy geodata user profile characteristics. Nevertheless, direct user interaction reveals far more details that can influence preservation decisions. Practical application of the profiles showed that some modules were not useful for appraisal; e.g., file formats. By applying what we have learned about user needs to appraisal criteria and other preservation decisions we give the user a voice that will compete in the final decisions about implementations of user-adapted legacy geodata preservation with technical, organizational and legal aspects.

La motivación de las instituciones que reconocen el valor de datos geográficos heredados para su uso futuro es poder preservarlos a largo plazo. Estándares internacionales de preservación como el ‘Open archival information system (OAIS)’ requieren que se identifiquen grupos de usuarios potenciales (comunidades designadas) a cuyas necesidades se ajusten las medidas de preservación. Las metas de este trabajo son la creación de conocimientos básicos sobre comunidades de usuarios de datos geográficos heredados (primera meta). El uso de este conocimiento para adaptar prácticas de preservación existentes del Institut Cartogràfic i Geològic de Catalunya (ICGC), en particular la valoración de archivos, es la segunda meta. El método Delphi se usó para alcanzar la primera meta y a través de entrevistas en grupos focales conocimos usuarios de datos geográficos heredados en Cataluña, lo que permitió sacar conclusiones para la segunda meta. Como resultado, obtenemos las características de trece tipos de usuarios con distintos perfiles profesionales. Demostramos que se pueden agrupar en seis grupos gracias a la similitud de sus necesidades. Cuatro de estos grupos son relevantes para un archivo a largo plazo: geógrafos, historiadores, planificadores urbanos y el público en general. Entrevistando miembros de estos cuatro grupos obtuvimos características que son mencionadas por varias directrices de preservación digital como relevantes para la valoración y la selección de datos geográficos. Estas características son: el tipo de interacción con los datos, el rango temporal que interesa a los usuarios, su nivel de conocimiento de tecnologías, el intervalo de tiempo máximo entre dos adquisiciones de datos por parte del archivo con el que puede trabajar el usuario, el tipo de producto, la escala y los formatos de fichero preferidos y, finalmente, la importancia del grupo. Los perfiles resultantes de los usuarios catalanes se usaron para recomendar una comunidad designada al ICGC y para mostrar, en parte de su producción, cómo la comunidad puede influir en decisiones de valoración concretas. Concluimos que el método Delphi es eficiente para predecir características de perfiles de usuarios de datos geográficos heredados. Sin embargo, la interacción directa con el usuario reveló más detalles que pueden influir decisiones relacionadas a la preservación digital. La aplicación práctica de los perfiles mostró que no todas las características fueron útiles para la valoración de archivos. Las opiniones de usuarios recogidos durante este proceso competirán en la decisión final sobre la implementación de medidas de preservación con argumentos técnicos, organizativos y legales.