Modelo de sistema de gestión integral para la dirección de proyectos públicos

Abstract

When it comes to organizing and defining a project, depending on its nature and typology, it will be necessary to use a series of tools to carry it out. The availability of a generic model that can be transposed to most projects is a source of great help, especially for less experienced staff. On the other hand, the model must fulfill the function of ensuring that all projects share the same structure, and are governed by a minimum set of tools, facilitating the incorporation of new members to the existing team to be able to execute it, and of own or external personnel for its supervision. The proposed structure will not only include everything related to the execution of the project, but will have to contemplate with regard to the conception of the same in its previous phase, and once everything related to the guarantees and added responsibilities that entails. It should also be noted that the model as an Integral Management System, will not only focus on the technical aspects related to the project, but on the way to implement it, this being a key aspect since a good project not to be carried out Proper management of resources, the expected results can be far removed from reality. The Integral Management System Model proposed has been studied to be applied to Public Projects management, although with some modification especially in terms of contracting, it can be translatable to projects whose financing is through different ways to those of public origin. Another notable aspect is the fact that its application is mainly oriented to the construction sector, due to its weight and relevance, which does not mean, as with financing, that the model is not transferable to other sectors after modification. Once the Integral Management System Model has been developed, in the case of a theoretical model, for its correct implementation an Experimental Standard will be required by which it can be implemented in a simple and fast way in most public financing projects. The standard should be updated as they appear that affect others, so that it is not obsolete; It will also set minimum contents, and others may be added depending on the nature or typology of the project. The objective of this standard is to seek greater efficiency in the use of resources in public financing projects, by using all the available tools available, which should have a the society. The improvement of parameters such as quality, environment, energy efficiency, etc. should also have an impact on making a more responsible and rational use of available resources, and this way, to reach a sustainable growth. In order to verify whether the Experimental Standard is effective, its possible application has been studied in six different cases, in which a number of deficiencies and problems have been observed, which have been revealed throughout the project even after its completion. The aim of the Experimental Standard is to unify public funding projects so that the same management criteria are applied in order to obtain the best possible results. Finally, in addition to the conclusions obtained from the use of the Experimental Standard, it is complemented by an Annex that can be a great help in trying to implement it; In the same have been left for each of the Management Systems that are part of the Integral Management System, different documentation and procedures, as well as different examples of the corresponding indicators and records mentioned in the standard.

A la hora de organizar y definir un proyecto, dependiendo de su naturaleza y tipología, se precisará del uso de una serie de herramientas para poderlo llevar a cabo. El disponer de un modelo genérico trasladable a la mayor parte de los proyectos, constituye una fuente de gran ayuda sobre todo para el personal partícipe menos experimentado. Por otro lado el modelo deberá cumplir la función de encargarse de que todos los proyectos compartan una misma estructura, y se rijan por un conjunto mínimo de herramientas, facilitando la incorporación de nuevos miembros al equipo existente para poder ejecutarlo, y de personal propio o externo para su supervisión. La estructura propuesta no solo comprenderá todo lo relacionado con la ejecución del proyecto, sino que deberá contemplar lo que respecta a la concepción del mismo en su fase previa, y una vez finalizado todo lo relacionado con las garantías y las responsabilidades añadidas que conlleve. También cabe destacar que el modelo al tratarse de un Sistema de Gestión Integral, no se centrará solamente en los aspectos técnicos relacionados con el proyecto, sino en la manera de implantarlo, siendo este un aspecto clave dado que un buen proyecto de no llevarse a cabo una correcta gestión de los recursos, los resultados previstos pueden alejarse bastante de la realidad. El Modelo de Sistema de Gestión Integral planteado ha sido estudiado para ser aplicado a la dirección de Proyectos Públicos, aunque con alguna modificación especialmente en lo que se refiere a contratación, puede ser trasladable a proyectos cuya financiación sea a través de distintas vías distintas a las de origen público. Otro aspecto destacable es el hecho de su aplicación orientada principalmente al sector de la construcción, debido a su peso y relevancia, lo que no quiere decir al igual que ocurría con la financiación que el modelo no sea trasladable a otros sectores previa modificación del mismo. Una vez desarrollado el Modelo de Sistema de Gestión Integral, tratándose de un modelo teórico, para su correcta implantación se precisará de una Norma Experimental mediante la cual, pueda implantarse de manera sencilla y rápida en la mayor parte de los proyectos de financiación pública. La norma deberá irse actualizando según vayan apareciendo otras que le afecten, de forma que no se quede obsoleta; además fijará unos contenidos mínimos, pudiendo ser añadidos otros dependiendo de la naturaleza o tipología del proyecto. El objetivo de esta norma no es otro más que el de buscar la mayor eficiencia del empleo de los recursos en los proyectos de financiación pública, mediante el empleo de todas las herramientas disponibles al alcance, lo cual debería repercutir en un beneficio para el conjunto de la sociedad. La mejora de parámetros como la calidad, el medio ambiente, la eficiencia energética, etc., debería de repercutir también en hacer un uso más responsable y racional de los recursos disponibles, y por lo tanto, así, alcanzar un crecimiento sostenible. Para verificar si la Norma Experimental es efectiva, se ha estudiado su posible aplicación en seis casos distintos, en los cuales se han observado una serie de deficiencias y problemas, que se han puesto de manifiesto a lo largo del proyecto incluso tras su finalización. La Norma Experimental tiene por objetivo unificar los proyectos de financiación pública, de modo que, se apliquen los mismos criterios de gestión con el fin de obtener los mejores resultados posibles. Para finalizar, además de las conclusiones obtenidas del empleo de la Norma Experimental, se complementa con un Anexo que puede servir de gran ayuda a la hora de intentarla implantar; en el mismo se han dejado para cada uno de los Sistemas de Gestión que forman parte del Sistema de Gestión Integral, diversa documentación y procedimientos, así como distintos ejemplos de los correspondientes indicadores y registros que menciona la norma.