Integració sistèmica de la gestió de documents i arxiu a l’organització: un estudi de cas

Abstract

Integració sistèmica de la gestió de documents i arxiu a l’organització: un estudi de cas Aquest estudi investiga les interaccions de l’estructura de l’organització amb la gestió de la informació i la seva avaluació. L’objectiu de la gestió de la informació en aquesta investigació inclou la gestió de documents i arxiu, el sistema que s’implanta i es desenvolupa en l’organització i la seva avaluació. Per dur-lo a terme, se centra l’anàlisi en la integració sistèmica de la gestió de documents i arxiu a l’organització. Per a l’anàlisi es realitza a partir de l’estudi de cas de l’SGD de la Universitat de Lleida (UdL). L’estudi de cas de l’SGD de la Universitat de Lleida (UdL) demostra com s’implementa, se segueix i es desenvolupa l’SGD, en què la gestió de documents i arxiu proporciona la informació i l’evidència de l’activitat de l’organització i com construeix la memòria de la Universitat; com l’estructura de l’organització i de poder repercuteix en l’evolució d’aquest SGD; com la metodologia de l’administració per objectius orienta a través d’indicadors l’obtenció de resultats; l’com l’SGD s’implanta, se segueix i es desenvolupa partint de les normes ISO en gestió de documents i arxiu, tenint-ne en compte els principis com a variables, i com les característiques de l’estructura de l’organització i poder són variables d’influència en el desenvolupament de l’SGD en la Universitat, en què conviuen el món analògic i el món digital de manera integrada.

A través de l’avaluació de l’SGD de la Universitat de Lleida, i de la influència que exerceixen els models d’estructura organitzativa, s’explora i s’experimenta com és aquest SGD i com ha d’anar evolucionant per ser el sistema complet d’informació per a l’organització, en què tots els documents del sistema compleixin les característiques d’autenticitat, fiabilitat, integritat i usabilitat, com a evidència de la seva activitat per al retiment de comptes, la transparència i la transferència a la societat. S’ha elegit aquest estudi de cas perquè la universitat com a organització és completa en el sentit que, com a administració pública, gestiona tota la seva informació. L’autonomia de gestió que té de gestió la fa equiparable a altres empreses o organitzacions i, per tant, és extrapolable. L’SGD és part d’aquesta estructura.

Systemic integration of records and archive management for the corporation: a case study.

The study examines the interactions of organizational structure with information management and evaluation.

The objective of the information management in this study includes records and archive management as the system that is implemented and developed in an organization, as well as its evaluation. To carry it out, the analysis focuses on the systemic integration of records and archive management into the organization To this aim, it focuses on a case study, the records and archive management system at the University of Lleida (UdL).

This case study of the University of Lleida EDRMS ( which includes documents, records and archive) demonstrates how the EDRMS is implemented, continued and developed, how records and archive management provide the information and evidence of the activity of the organization and how to build the memory of the University, how the structure of the organization and power affects the evolution of this EDRMS, how the methodology of the administration by objectives orientates through indicators the obtaining of results, the way the EDRMS is implemented, continued and developed based on ISO standards in records such as ISO 15489 and ISO 30301 taking into account principles as variables, and how the characteristics of the structure of the organization and power are influence variables in the development of the EDRMS in the organization, where the analog world and the digital world coexist in an integrated way.

The characteristics of the EDRMS at the University of Lleida and the way it should evolve in order to be the complete information system for the organization is explored and tested through its evaluation and through the influence of organizational structure models, in which all the records of the system must be authentic, reliable, complete and usable as evidence of its activity for accountability, transparency and the transfer of memory to society. This case study has been chosen because the university as an organization is complete in the sense that –as a public administration body – unlike other administrations, it manages all of its information. Its management autonomy makes it comparable to other enterprises or organizations and can therefore be extrapolated.