Análisis del impacto de una selección de (meta)indicaciones de redacción clara en la percepción de claridad de un documento administrativo: estudio de caso

Abstract

El discurso administrativo se ha considerado tradicionalmente opaco en España. La consecuencia de su opacidad es que las Administraciones no consiguen una comunicación fluida con la ciudadanía. Así lo atestiguan las encuestas que, ocasionalmente, tienen la oportunidad de responder los administrados y las sugerencias o reclamaciones que, o bien estos mismos ciudadanos, o bien algunas instituciones públicas encargadas de vehicular la queja de los interesados envían a las Administraciones locales. La Administración, consciente de la necesidad de mejorar la calidad de sus comunicaciones, ha llevado a cabo numerosas iniciativas encaminadas a impulsar su optimización comunicativa. Tales iniciativas han contado con el apoyo de instituciones de enseñanza superior. Esta investigación se suma a las acciones encaminadas a contribuir a la mejora de la eficacia comunicativa de los documentos que emanan de la Administración. Específicamente, la finalidad de este trabajo es recabar datos, y analizarlos, sobre la percepción de claridad que manifiesta el público objetivo respecto de un documento administrativo, del que hemos propuesto diferentes versiones. Para ello, hemos desplegado un modelo metodológico que nos ha permitido, en primer lugar, compilar un corpus de indicaciones de redacción y elaboración de documentos administrativos, que hemos obtenido a través de un mapeo sistemático de las obras de distintos ámbitos (textos legales, académicos, manuales de redacción administrativa tradicionales y guías y prontuarios adscritos al movimiento lenguaje claro); en segundo lugar, clasificar las mencionadas indicaciones en función de la evidencia empírica que las respalda, así como del modelo cognitivo implicado (planificación, textualización y revisión). Los resultados de este trabajo de categorización evidencian que las orientaciones de redacción y elaboración escrita que se manejan en las distintas obras que proponen instrucciones de redacción no están basadas en evidencia empírica y, por lo tanto, que no tienen validez científica. Adicionalmente, hemos establecido el grupo de indicaciones más reiteradas en las obras clasificadas y hemos seleccionado 4 recomendaciones oracionales frecuentes para poder proseguir con la última fase de la investigación. En esta última fase, hemos elaborado un cuestionario a partir de un documento administrativo universitario, cuyos rasgos lo identifican como un texto administrativo prototípico. Hemos aplicado a este documento 4 (meta)indicaciones distintas, pero no las hemos aplicado todas a la vez, sino que las hemos aplicado una por una, de modo que hemos obtenido 4 versiones del documento objeto de estudio. Así, la V1 es la que obtenemos de la implementación de una única (meta)indicación oracional; la V2 es el resultado de la aplicación de otra (meta)indicación oracional distinta y así hasta aplicar las cuatro (meta)indicaciones mencionadas. Cada una de estas 4 versiones, y también la versión original, las hemos testado con un grupo de alumnos universitarios representativo de primer año. Con ello, hemos comprobado que los mecanismos de clarificación implementados en el documento objeto de estudio empeoran su claridad con respecto de la versión original.

Administrative discourse has not traditionally been considered transparent in Spain. The consequence of its non-transparency is that Administrations do not have a fluid communication with citizens. This is shown in surveys which occasionally have the opportunity to respond to the administrators and the suggestions or claims that, either these very citizens, or some public institutions in charge of conveying the complaint of the interested parties send to local administrations. Administrations, aware of the need to improve the quality of their communications, have carried out numerous initiatives aimed at boosting their communication optimization. Such initiatives have counted on the support of higher education institutions. This research joins actions aimed at contributing to the improvement of the communicative effectiveness of the documents emanating from the Administration. Specifically, the purpose of this work is to gather data and analyze it, on the perception of clarity that manifests the target audience with respect to an administrative document, of which several versions were proposed. To do this, we have deployed a methodological model that has allowed us to firstly compile a corpus of indications for the drafting and preparation of administrative documents, which we have obtained through a systematic mapping of works from different fields (legal and academic texts, traditional administrative writing manuals and guides and medical records attached to the clear language movement); secondly, classify the mentioned indications based on the empirical evidence which supports it, as well as the cognitive model involved (planning, textualization and revision). The results of this categorization work show that the recommendations as to how to write which are being shown in manuals accordingly are not based on empirical evidence and therefore have no scientific validity. Additionally, we have established the group of most repeated indications in classified works and we have selected 4 frequent sentence recommendations to be able to proceed with the last phase of the investigation. In this last phase, we have developed a questionnaire based on a university administrative document whose features identify it as a prototypical administrative text. We have applied to this document 4 different (meta) indications but we have not applied them all at the same time, we have applied them one by one, therefore obtaining 4 versions of the target document of the study. Thus, V1 is the one that we obtain from the implementation of a single (meta) sentence indication; V2 is the result of the application of another (meta) different sentence indication and so on until applying the four (meta) indications mentioned. We have tested with a group of representative first-year university students each of these 4 versions along with the original version. By doing so, we have verified that the clarification mechanisms implemented in the target document’s clarity under study worsens with respect to the original version.