La gestió de projectes tic a les pimes de comarques no metropolitanes

Abstract

La innovació en les TIC és clau per a qualsevol empresa. Innovar implica fer projectes, però també gestionar-los. Una bona gestió del projecte acostuma a garantir el seu èxit. Algunes empreses gestionen els seus projectes però altres, principalment pimes, ho fan d'una manera molt bàsica, especialment quan els projectes no pertanyen al nucli del seu negoci, com és el cas dels projectes TIC en empreses d'un altre sector. Aquest efecte encara és més acusat quan les pimes estan allunyades de les àrees metropolitanes. Caldria realitzar una metodologia de gestió de projectes per aquest perfil d'empreses.<br/>Per comprovar aquestes premisses, s'han realitzat enquestes a una mostra de pimes de la comarca del Bages. Les enquestes es van fer presencialment amb preguntes obertes que permetien als enquestats aportar comentaris. Se'ls va preguntar sobre el grau de gestió en els seus projectes. Els resultats han confirmat la idea inicial: la majoria de les pimes planifiquen breument els seus projectes però posteriorment no en fan el seguiment, ni segueixen cap tipus de metodologia de gestió.<br/>La informació recollida en les enquestes ha estat important de cara a dissenyar la nova metodologia de gestió de projectes, però també se n'ha utilitzat d'altra, com l'experiència prèvia dels autors en la realització de projectes de l'àmbit TIC en diverses empreses. Alhora, per a la realització del treball també s'han estudiat alguns trets característics de les metodologies de gestió de projectes més utilitzades, de les pimes i dels projectes TIC.<br/>Amb aquestes dades, s'ha desenvolupat una metodologia de gestió de projectes per a les pimes allunyades de les àrees metropolitanes i que no pertanyen al sector TIC. Tenint en compte que les empreses d'aquest perfil disposen de poc personal dedicat a la gestió dels projectes, s'ha intentat que la metodologia fos senzilla i fàcil de seguir, però que a la vegada fos completa i marqués les pautes clares per a aquestes empreses.<br/>La metodologia dissenyada consta de 5 fases: Abans del projecte, planificació del projecte, realització del projecte, documentació del projecte i després del projecte. S'ha fet especial èmfasi en els aspectes que cal tractar abans i després del projecte, ja que són els més habitualment oblidats per les empreses.<br/>La primera fase, abans del projecte, és útil per conscienciar l'empresa de la necessitat de tenir molt clara l'estratègia de l'empresa i el que vol arribar a aconseguir pel que fa a les TIC. A vegades cal realitzar un pla director de les TIC per veure la línia de projectes a realitzar i prioritzar-los. Si l'empresa no disposa de prou recursos humans, haurà de contemplar la col·laboració amb altres empreses.<br/>La segona fase, planificació del projecte, és clau perquè aquest es pugui dur a terme amb èxit. Aquesta fase suposa una ajuda a la pime a l'hora de planificar el projecte i calcular-ne el pressupost, tot indicant que cal tenir en compte els recursos humans disponibles i la possible necessitat de col·laborar amb altres empreses.<br/>A la tercera fase, realització del projecte, s'indiquen tots els aspectes que cal tenir en compte mentre es realitza el projecte, per poder així dur a terme un correcte seguiment del projecte. Alguns d'aquests aspectes són l'equip de treball, la comunicació, el control del temps i del cost entre altres.<br/>La quarta fase, documentació del projecte, fa èmfasi en la necessitat de redactar una documentació tècnica detallada, però també la conveniència de mantenir actualitzada una bona documentació de gestió.<br/>La cinquena i última fase,després del projecte, fa adonar a la pime de la necessitat de continuar pensant en el projecte un cop aquest ha finalitzat. Bé sigui perquè el seguirà un nou projecte relacionat, o perquè cal fer l'operació i el manteniment, sempre cal tenir presents les accions a realitzar.<br/>S'ha definit doncs una metodologia de gestió de projectes TIC que és fàcil de seguir i específica per a pimes de comarques fora de les àrees metropolitanes.

Innovation in ICT is essential for any company. Innovation means doing projects, but it also means managing them. Good project management tends to ensure its success. Some companies manage their projects properly but others, especially SMEs, only do a very basic management, especially when projects do not belong to the core of their business, as is the case of ICT projects in companies that are not in this sector. This effect is even more pronounced when SMEs are located far from major metropolitan areas. A project management methodology for these companies' profile should be developed.<br/>To check these assumptions, a sample of SMEs in the Bages region has been surveyed. The surveys were carried out in face to face interviews with open questions that allowed respondents to provide details and comments. They were asked about the level of management in their projects. The results have confirmed the initial idea: the majority of SMEs plan their projects briefly but, then, they are not controlled during implementation and no management methodologies are followed.<br/>The information collected in surveys has been important in designing the new project management methodology. However, other information has also been used as the authors' previous experience in carrying out projects in the field of ICT in various companies. Moreover, for carrying out the work, some of the features from the most commonly used project management methodologies have been studied, together with the main features of SMEs and ICT projects.<br/>With these data, a project management methodology particularly useful for SMEs located far from metropolitan areas and outside the ICT sector has been developed. Due to the fact that most companies belonging to this class have few staff dedicated to project management, we have put emphasis on developing a simple and easy to follow methodology which, at the same time, is complete and points out the most appropriate guidelines for these companies to follow.<br/>The methodology designed consists of five stages: Before the project, project planning, project implementation, project documentation and after the project. Special emphasis has been put on those aspects that must be treated before and after the project, since they are usually forgotten by most companies.<br/>The first phase, before the project, is useful for the company to become aware of the need for clear strategy and what the company wants to achieve with regard to ICT. Sometimes a master plan for ICTs has to been drawn to see the line of projects to be carried out and prioritize them. If the company does not have sufficient human resources the possibility of collaboration with other companies has to be considered.<br/>The second phase, project planning, it is very important for the project to be carried out successfully. This phase is an assistance to the SME when planning the project and calculating the budget, indicating that one must take into account the available human resources and the possible need to collaborate with other companies.<br/>In the third phase, project implementation, all aspects that should be taken into account while performing the project are indicated, allowing to correctly control the project. Some of these aspects are work team, communication and timing and cost control among others.<br/>The fourth phase, project documentation, emphasizes the need to write a detailed technical documentation for any project, but also the convenience of keeping up to date good management documentation.<br/>The fifth and final phase, after the project, makes the SME realize the need to continue thinking about the project once it has been completed. Either because it will be followed by a new related project, or because the recent one has to be maintained and kept in operation, the required actions have to be kept in mind.<br/>As a conclusion, we have defined an ICT project management methodology which is easy to follow and specific for SME's located far from major metropolitan areas.