Sistema Digital Institucional de Tutorías (SDIT) mediante Investigación Basada en el Diseño

Abstract

Aquesta investigació es centra en el disseny, desenvolupament i implementació d’un sistema institucional de tutories que sorgeix de la necessitat de comptar amb una eina tecnològica que permeti crear, registrar i emmagatzemar l’expedient digital dels estudiants en la seva trajectòria estudiantil, permeten així als tutors, i Àrea de Tutories i Suport Psicopedagògic (ATAP, en espanyol) donar seguiment oportú i poder detectar casos crítics de manera oportuna, identificant les necessitats dels alumnes amb la finalitat d’evitar la deserció escolar, reprovació de matèries, comportaments inadequats i/o recolzar en el procés d’integració de l’estudiant durant la seva trajectòria estudiantil. La recerca sorgeix de les inquietuds de professors de la Universidad de La Ciénega de l’Estat de Michoacán de Ocampo (UCEMICH) on es presenta la necessitat de crear un Programa d’Acció Tutorial (PAT) i un Programa de Tutoria Institucional (PIT) que permeti marcar el camí a seguir amb base en la impartició d’assessoria donant així compliment al Pla de Desenvolupament Institucional (PDI). L’objectiu principal es brindar un acompanyament personalitzat als estudiants, promovent el seu desenvolupament integral i garantint el seu èxit acadèmic. El PAT s’enfoca en atendre las necessitats individuals dels alumnes, mentre que el PIT s’encarrega d’enfortir la tutoria a nivell institucional, fomentant la col·laboració entre docents i la implementació de bones pràctiques. La investigació es porta a terme a través de tres fases principals: identificació de necessitats, desenvolupament del sistema i implementació. Aquestes fases permeten recopilar dades i analitzar la informació per determinar el disseny i desenvolupament. La identificació de necessitats comporta un aixecament de dades, que es fa durant un període de 28 meses (maig 2018 a setembre de 2020), de recerca per respondre a la necessitat de comptar amb un sistema digital. Durant aquest procés, es recopilen dades de professors i estudiants, s’apliquen enquestes i entrevistes per tal d’obtenir informació rellevant sobre les necessitats i expectatives de la comunitat educativa. Un cop acabat l’aixecament de necessitats, es procedeix al desenvolupament del sistema amb l’objectiu d’implementar l’eina tecnològica. Es van dedicar més de 432 hores de programació per al desenvolupament d’aquest software en el període de 2020 a 2022. Posteriorment, es du a terme una prova pilot en la UCEMICH amb la participació d’alguns dels professores i investigadors involucrats en aquesta fase. L’objectiu d’aquesta prova és identificar possibles errades o informació que s’hagués omès, així com avaluar-ne la usabilitat. Derivat de la prova pilot es fan ajustaments per a garantir el correcte funcionament de la primera etapa de desenvolupament, assegurant així la qualitat i eficàcia del software abans de la implementació completa. Un cop desenvolupat el sistema acadèmic per a gestionar l’agenda dels tutors, es fa la implementació del Sistema Digital Institucional de Tutories (SDIT). Aquest sistema permet la programació de cites entre els tutors i els alumnes, i avalua la situació de cada estudiant per determinar si és necessari canalitzar-lo a l’Àrea Mèdica, Psicològica i/o amb un altre Tutor. Aquesta funcionalitat garanteix atenció integral i personalitzada per a cada un dels estudiants universitaris de la UCEMICH, proporcionant així el suport adequat segons les necessitats individuals de cada alumne. Posteriorment, en el procés d’implementació es presenten amenaces com canvi de personal acadèmic, administratiu i directiu, comportant certa inestabilitat al projecte d’investigació que estava en curs. Es fan les gestions necessàries per a continuar amb la recerca sense tenir resposta favorable per part de les autoritats de la UCEMICH, i per això es va mirar més enllà dels horitzons per amollar-se a la realitat. Afortunadament el SDIT s’ha programat i desenvolupat de manera que pugui ser implementat en qualsevol institució a nivell educatiu ja sigui primària, secundària, preparatòria i/o universitat, per tant, no és necessari canviar de projecte de recerca, al contrari, es podria afirmar que el sistema SDIT es capaç d’adaptar-se a nous espais.

Després d’una sèrie de reunions i presentació del projecte, el Centro de Estudios Bachillerato C.E.B. 6/8 Tizapan el Alto Jalisco accepta realitzar la implementació del sistema amb la condició de dur a terme una reestructuració, en caso de ser necessari. Per a complir amb aquest requisit, es dissenya un instrument que permeti identificar els aspectes a considerar i, en caso de requerir-se, re-programar els mòduls necessaris del sistema. Un cop recopilades les respostes, es fan els ajustaments sol·licitats. Posteriorment, es du a terme un procés de capacitació dirigit al personal docent, administratiu i estudiantil. Durant el període de sis mesos, s’implementa i es posa en marxa el sistema. La capacitació impartida assegura que tots els involucrats estén familiaritzats amb el sistema i el poden utilitzar de manera efectiva. Una vegada acabat el procés d’implementació, s’apliquen enquestes i entrevistes com instrument per a recopilar i conèixer l’opinió dels usuaris sobre el SDIT. En base als resultats obtinguts, s’avalua l’efectivitat i la satisfacció amb el programa. A més, s’identifiquen diverses àrees de millora i possibles ajustaments a fer en futures actualitzacions. Aquestes dades proporcionen retroalimentació valuosa per a seguir enfortint i millorant el Programa Institucional de Tutories. Malgrat que el sistema no s’ha implementat inicialment en l’entorn previst, s’ha descobert la seva flexibilitat per a adaptar-se a diferents entorns. Això ha generat la possibilitat de ser instal·lat en diversos ambients, ampliant així l’abast i la utilitat del SDIT. Aquesta adaptabilitat ofereix l’oportunitat de poder implementar aquest sistema en altres institucions educatives. També, es pot avaluar la possibilitat de personalitzar el sistema segons les necessitats específiques de cada ambient, el que permet una major adaptació i optimització de l’eina. Aquesta versatilitat del sistema obre noves oportunitats i possibilitats per a la seva aplicació en l’àmbit acadèmic.

La presente investigación se centra en el diseño, desarrollo e implementación de un sistema institucional de tutorías que surge de la necesidad de contar con una herramienta tecnológica que permita crear, registrar y almacenar el expediente digital de los estudiantes a lo largo de su trayectoria estudiantil, permitiendo así a los tutores, y Área de Tutorías y Apoyo Psicopedagógico (ATAP) dar seguimiento oportuno y poder detectar casos críticos de manera oportuna identificando las necesidades de los alumnos con la finalidad de evitar la deserción escolar, reprobación de materias, comportamientos inadecuados y/o apoyar en el proceso de integración del estudiante a lo largo de su trayectoria estudiantil. La investigación surge de las inquietudes de profesores de la Universidad de La Ciénega del Estado de Michoacán de Ocampo (UCEMICH) donde se presenta la necesidad de crear un Programa de Acción Tutorial (PAT) y un Programa de Tutoría Institucional (PIT) que permite marcar el rumbo a seguir con base en la impartición de asesoría y con ello dar cumplimiento al Plan de Desarrollo Institucional (PDI). El objetivo principal es brindar un acompañamiento personalizado a los estudiantes, promoviendo su desarrollo integral y garantizando su éxito académico. El PAT se enfoca en atender las necesidades individuales de los alumnos, mientras que el PIT se encarga de fortalecer la tutoría a nivel institucional, fomentando la colaboración entre docentes y la implementación de buenas prácticas. La investigación se lleva a cabo a través de tres fases principales: identificación de necesidades, desarrollo del sistema e implementación. Estas fases permiten recopilar datos y analizar la información para determinar el diseño y desarrollo de este. La identificación de necesidades lleva a cabo un levantamiento de datos, mismo que se realiza a lo largo de un período de 28 meses (mayo 2018 a septiembre de 2020) de investigación para abordar la necesidad de contar con un sistema digital. Durante este proceso, se recopilan datos de profesores y estudiantes, se aplican encuestas y entrevistas para obtener información relevante sobre las necesidades y expectativas de la comunidad educativa. Una vez completado el levantamiento de necesidades, se procede al desarrollo del sistema con el objetivo de implementar la herramienta tecnológica. Para el desarrollo de este software se emplearon más de 432 horas de programación dentro del periodo 2020 a 2022. Posteriormente, se lleva a cabo una prueba piloto en la UCEMICH contando con la participación de algunos de los profesores e investigadores involucrados en esta fase. El objetivo de esta prueba es identificar posibles errores o información que se hubiese omitido, así como evaluar la usabilidad de este. Derivado de la prueba piloto se realizan ajustes para garantizar el correcto funcionamiento de la primera etapa de desarrollo, asegurando así la calidad y eficacia del software antes de su implementación completa. Una vez desarrollado el sistema académico para gestionar la agenda de los tutores, se realiza la implementación del Sistema Digital Institucional de Tutorías (SDIT). Este sistema permite la programación de citas entre los tutores y los alumnos, y evalúa la situación de cada estudiante para determinar si es necesario canalizarlo al Área Médica, Psicológica y/o con otro Tutor. Esta funcionalidad garantiza una atención integral y personalizada para cada uno de los estudiantes universitarios de la UCEMICH, brindando así el apoyo adecuado según las necesidades individuales de cada alumno. Posteriormente en el proceso de implementación se presentan amenazas como cambio de personal académico, administrativo y directivo, lo que trajo una inestabilidad al proyecto de investigación que se encontraba en curso. Se realizan las gestiones necesarias para continuar con la investigación sin tener respuesta favorable por parte de las autoridades de la UCEMICH, por lo que el SDIT tuvo a bien mirar más allá de los horizontes para moldearse a la realidad, afortunadamente el SDIT se ha programado y desarrollado de una forma que puede ser implementado en cualquier institución a nivel educativo ya sea primaria, secundaria, preparatoria y/o universidad, por lo tanto, no es necesario cambiar de proyecto de investigación, al contrario se podría afirmar que el sistema SDIT es capaz de adaptarse a nuevos espacios. Después de una serie de reuniones y presentación de proyecto el Centro de Estudios Bachillerato C.E.B. 6/8 Tizapan el Alto Jalisco acepta realizar la implementación del sistema con la condición de llevar a cabo una reestructuración, en caso de ser necesario. Para cumplir con este requisito, se diseña un instrumento que permite identificar los aspectos a considerar y, en caso de requerirse, reprogramar los módulos necesarios del sistema. Una vez recopiladas las respuestas, se realizan los ajustes solicitados. Posteriormente, se lleva a cabo un proceso de capacitación dirigido al personal docente, administrativo y estudiantil. Durante el periodo de seis meses, se implementa y se pone en marcha el sistema. La capacitación impartida asegura que todos los involucrados estén familiarizados con el sistema y puedan utilizar el mismo de manera efectiva. Una vez concluido el proceso de implementación, se emplean encuestas y entrevistas como instrumento para recopilar y conocer la opinión de los usuarios sobre el SDIT. Con base en los resultados obtenidos, se evalúa la efectividad y la satisfacción con el programa. Además, se identifican diversas áreas de mejora y posibles ajustes a realizar en futuras actualizaciones de este. Estos datos proporcionan retroalimentación valiosa para seguir fortaleciendo y mejorando el Programa Institucional de Tutorías. A pesar de que el sistema no se ha implementado inicialmente en el entorno previsto, se ha descubierto su flexibilidad para adaptarse a diferentes entornos. Esto ha generado una apertura para su instalación en diversos ambientes, ampliando así el alcance y la utilidad del SDIT. Esta adaptabilidad brinda la oportunidad de poder implementar dicho sistema en otras instituciones educativas. Asimismo, se puede evaluar la posibilidad de personalizar el sistema según las necesidades específicas de cada ambiente, lo que permite una mayor adaptación y optimización de la herramienta. Esta versatilidad del sistema abre nuevas oportunidades y posibilidades para su aplicación en el ámbito académico.

The present research focuses on the design, development, and implementation of an institutional tutoring system, which arises from the need for a technological tool that allows the creation, registration, and storage of a digital dossier for students throughout their academic journey. This system enables tutors and the Tutoring and Psychopedagogical Support Area (ATAP) to provide timely follow-up and identify critical cases promptly, addressing students' needs to prevent school dropout, course failures, inappropriate behavior, and/or support their integration process throughout their academic trajectory.

The research originates from the concerns of professors at the Universidad de La Ciénega del Estado de Michoacán de Ocampo (UCEMICH), where there is a need to create a Tutorial Action Program (PAT) and an Institutional Tutoring Program (PAT) to guide the direction to follow based on the provision of advice, thus fulfilling the Institutional Development Plan (PDI). The primary objective is to provide personalized support to students, promoting their holistic development and ensuring their academic success. The PAT focuses on addressing individual students' needs, while the PIT aims to strengthen institutional-level tutoring by fostering collaboration among teachers and implementing best practices.

The research is conducted through three main phases: needs identification, system development, and implementation. These phases allow for data collection and analysis to determine the system's design and development. The needs identification involves data collection over a 28-month period (from May 2018 to September 2020) to address the need for a digital system. During this process, data is collected from teachers and students through surveys and interviews to gather relevant information about the educational community's needs and expectations.

Once the needs assessment is complete, the system development proceeds with the goal of implementing the technological tool. Over 432 hours of programming are used for software development between 2020 and 2022. Subsequently, a pilot test is conducted at UCEMICH with the participation of some of the professors and researchers involved in this phase. The goal of this test is to identify potential errors or omitted information and evaluate the system's usability. Based on the pilot test, adjustments are made to ensure the proper functioning of the initial development stage, guaranteeing the software's quality and effectiveness before its full implementation.

After developing the academic system to manage tutors' schedules, the Institutional Digital Tutoring System (SDIT) is implemented. This system allows for scheduling appointments between tutors and students, and assesses each student's situation to determine if referral to the Medical, Psychological, or another Tutor is necessary. This functionality ensures comprehensive and personalized attention for each UCEMICH student, providing appropriate support according to each student's individual needs.

During the implementation process, threats such as changes in academic, administrative, and management personnel caused instability in the ongoing research project. Necessary arrangements were made to continue the research without favorable responses from UCEMICH authorities. As a result, the SDIT looked beyond horizons to adapt to reality. Fortunately, the SDIT has been programmed and developed in a way that it can be implemented in any educational institution, whether elementary, secondary, high school, and/or university. Therefore, changing the research project is unnecessary; instead, it can be affirmed that the SDIT system is capable of adapting to new environments.

After a series of meetings and project presentations, the Centro de Estudios Bachillerato C.E.B. 6/8 Tizapan el Alto Jalisco agreed to implement the system, with the condition of restructuring it if necessary. To meet this requirement, a tool is designed to identify the aspects to consider and, if needed, reprogram the necessary system modules. Once responses are gathered, requested adjustments are made. Subsequently, a training process for teaching, administrative, and student personnel is carried out. Over six months, the system is implemented and put into operation. The training ensures that all involved are familiar with the system and can use it effectively.

After completing the implementation process, surveys and interviews are used to collect and understand users' opinions about the SDIT. Based on the results, the program's effectiveness and satisfaction are evaluated. Additionally, various areas for improvement and possible adjustments for future updates are identified. This feedback provides valuable insights for continuously strengthening and improving the Institutional Tutoring Program.

Despite not being initially implemented in the intended environment, the system's flexibility to adapt to different settings has been discovered. This has opened up opportunities for its installation in various environments, thereby expanding the SDIT's scope and utility. This adaptability provides the chance to implement the system in other educational institutions. Furthermore, the system can be evaluated for customization according to each environment's specific needs, allowing for greater adaptation and optimization of the tool. This system versatility opens new opportunities and possibilities for its application in the academic field.