A methodology for the strategic staff planning in public universities

Abstract

The number of public universities worldwide has been increased substantially in the last decades. In Europe, such growth has been accompanied of several regulatory changes in regard of different aspects such as: the Bologna process, the European Credit Transfer System (ECTS), new mechanisms for resource management, growing interests in patents and entrepreneurship and the increasing emphasis on university-industry relationship, among others. Accordingly, universities should adopt new management strategies; otherwise, they would face problems around weak financing, personnel management (from both academics and administration departments) and treatment of talent, amongst others. The strategic staff planning consists in determining the long term quantity and type of required resources according to a set of restrictions (e.g. personnel, academic and economic policies). The lack of a strategic planning, could be translated into an increment in personnel costs, an inadequate determination of workforce size to the actual university needs, and an inadequate workforce composition in regard of various aspects such as: the generational renewal, experience, expertise in diverse knowledge fields and an adequate balance between teaching and research profiles. The determination of a methodology, which includes the mathematical modeling by means of a Mixed Integer Linear Program, for the strategic planning of public universities, is the main object of the present thesis. The optimization of the strategic planning addresses various aspects such as: i) policies on personnel hiring, firing and promotion; ii) workforce heterogeneity (set of categories); iii) and the adoption of an optimization criterion, in this case based not only on economics, but also on other aspects such as the required service level and the achievement of a workforce composition according to a preferable one. The optimization model, and the corresponding analyses in regard of diverse study cases on different personnel, academic and economic policies, are the main contributions of the present thesis. The contents of the thesis are divided into 7 principal chapters. Chapter 2 offers a state of the art on knowledge intensive organizations (KIOs) and the strategic capacity planning, also particularizing for the case of universities. Next, Chapter 3 identifies the most relevant characteristics of KIOs in general, and of universities in particular. This chapter gives rise to the development of a methodology for the determination of the strategic staff planning, which is stated in Chapter 4. This methodology consists of different phases, each one treated in the following chapters: the characterization of the problem (Chapter 5), the mathematical formulation of the optimization model for the strategic planning (Chapter 6) and the evaluation of the optimization model in different study cases (Chapter 7). Finally, the conclusions of the previously mentioned analyses and the potentiality of the proposed tools are summarized in Chapter 8. The main conclusions of the thesis indicate, among others, that the proposed optimization model successes in obtaining a close composition to a preferable one taking into account constraints associated to budget and required service level, as well as others affecting personnel (hiring, firing and promotions) and academic policies. In this sense, the model contributes to decision making processes on strategic staff planning, thus facilitating the sustainable development of public universities

El nombre d'universitats públiques ha crescut considerablement en les últimes dècades en el món. A nivell europeu, aquest creixement s'ha vist acompanyat de nombrosos canvis de regulació en l'àmbit de l'ensenyament com el procés de Bolònia, les reformes de l'Espai Europeu d'Investigació (ECTS), nous mecanismes de gestió de recursos, interès en les patents i l'emprenedoria, i el creixent èmfasi en les relacions universitat/empresa, entre d'altres. Amb tot això les universitats que no adoptin noves estratègies de planificació o no considerin aquests canvis, s'enfrontaran a problemes tals com finançament debilitat, i relacionats amb la gestió de personal (tant docent com administratiu) i el tractament del talent, entre d'altres. La planificació estratègica de personal consisteix en determinar a llarg termini la quantitat i tipologia dels recursos de personal d'acord a un conjunt de criteris (polítiques de personal, acadèmiques i econòmiques). La falta d'un pla estratègic es podria traduir en un increment del cost de personal, una inadequació del volum del mateix a les necessitats reals de la universitat, i una composició poc adequada en referència, per exemple, al relleu generacional, experiència, capacitats en diversos àmbits de coneixement, balanç entre perfils docents i investigadors. La determinació d'una metodologia, que inclou la formulació i resolució d'un model matemàtic d'optimització, pel pla estratègic per al cas de les universitats públiques és l'objecte principal d'aquesta tesi. L'optimització del pla estratègic té en compte diversos aspectes tals com: i) polítiques referents a la contractació, acomiadament i promoció de personal; ii) l'heterogeneïtat dels treballadors (conjunt de categories); iii) i l'adopció d'un criteri d'optimització, en aquest cas basat no només en mètriques econòmiques, sinó també d'acord amb altres aspectes tals com el nivell de servei requerit i la consecució d'una composició de la plantilla de treballadors d'acord a un ideal. Aquesta eina d'optimització, així com les anàlisis al voltant de diversos casos d'estudi avaluant diferents polítiques de personal, acadèmiques i econòmiques, són les contribucions principals d'aquesta tesi. Els continguts de la tesi es divideixen en 7 capítols principals. El Capítol 2 ofereix un estat de l'art sobre les organitzacions intensives en coneixement (KIOs en anglès), i la planificació estratègica de la capacitat, particularitzant en el cas de les universitats. Complementàriament, el Capítol 3 identifica les característiques rellevants de les KIOs en general, i de les universitats en particular. Aquest capítol dona peu al desenvolupament d'una metodologia per a la determinació del pla estratègic de personal, tractat al Capítol 4. Aquesta metodologia consta de diferents fases, cadascuna de les quals tractada en els següents capítols: la caracterització del problema (Capítol 5), la formulació matemàtica d'un model d'optimització per al pla estratègic (Capítol 6) i l'avaluació d'aquesta eina d'optimització d'acord a diferents casos d'estudi (Capítol 7). Finalment, les conclusions d'aquestes anàlisis s'ofereixen al Capítol 8. Les conclusions principals de la tesi indiquen, entre d'altres, que el model d'optimització proposat determina satisfactòriament una composició de la plantilla de personal a llarg termini i d'acord a un ideal, considerant diversos aspectes o restriccions relacionades amb el pressupost, nivell de servei requerit i d'altres afectant polítiques de personal (contractacions, acomiadaments i promocions) i acadèmiques. En aquest sentit, el model s'esdevé com una eina que pot contribuir a la presa de decisions al voltant del pla estratègic --a llarg termini-- de personal, facilitant el desenvolupament sostenible de les universitats públiques.